مهارت های منشی ، هر آنچه که یک منشی باید بداند
به گزارش وبلاگ من، اگر فردی هستید که در انجام کارهای دفتری مهارت دارید، احتمالاً شغل منشی گری برایتان مناسب باشد. لغت منشی در کسب وکار به کسی گفته می شود که از طریق سازمان یا اداره ای استخدام شود تا کارهایی از قبیل تنظیم برنامه روزانه و تنظیم جلسه ها، گزارش ها، کار با کامپیوتر و اینترنت و… را انجام دهد. اگر می خواهید یک منشی حرفه ای باشید، باید مهارت های نوشتاری و گفتاری خوبی داشته باشید و به جزئیات کار هم توجه بسیار نمایید؛ برای اطلاعات بیشتر درباره مهارت های منشی پیروز، تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
وظیفه منشی چیست؟
منشی وظایف بسکمک دارد و که با توجه به شرکت و سازمانی که در آن مکان مشغول کار است، متغیر می کنند ولی در حالت کلی، وظایف منشی به شرح زیر است:
- داشتن دقت و توجه کافی
- توجه به جزئیات کار
- تعهد و نظم
- تنظیم وقت های ملاقات و جلسات
- ثبت وقت های ملاقات و جلسات در تقویم کاری مدیران
- رسیدگی کردن به ایمیل های شرکت
- نگهداری و بایگانی نامه های اداری و پیام های الکترونیکی
- پاسخگویی به ایمیل های دریافت شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان
- پاسخگویی به مراجعه کنندگان و تلفن ها
- کار کردن با ماشین فکس، انواع سیستم های تلفن و دیگر تجهیزات اداری
- تایپ نامه های اداری بدون غلط و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آن ها
- تسلط بر برنامه هایی مثل Excel، Word، Access و…
مهارت های منشی
برای هر شغل و حرفه ای نیاز به یکسری مهارت وجود دارد و شغل منشی گری هم از این قاعده مستثنا نیست؛ مهارت های اصلی منشی به شرح زیر هستند:
- مهارت های گفتاری و نوشتاری: منشی های حرفه ای اغلب از مهارت های گفتاری و نوشتاری شان برای انجام کارهای متعددی مانند ارسال ایمیل به مشتریان یا کارمندان، پاسخ دادن به تماس های تلفنی و خوشامدگویی به مهمانان استفاده می کنند. توانایی برقراری ارتباط صحیح با دیگران به منشی این امکان را می دهد که پیام های مهم یا مکاتبات بین مدیران اجرایی، مشتریان و کارمندان را به درستی منتقل کنید.
- مهارت مدیریت زمان: بخش مهمی از برنامه ریزی برای امور داخلی شرکت و جلسات بر عهده منشی است بنابراین مدیریت زمان یکی از مهم ترین مهارت های منشی پیروز خواهد بود.
- مهارت تایپ، آشنایی با دستور زبان، نامه نگاری و نرم افزارهای مرتبط: یکی از مهمترین وظایف منشی، نامه نگاری اداری است. منشی باید بتواند از برنامه های کاربردی و نرم افزاری های مرتبط با کار شرکت استفاده کند. همچنین باید به استفاده از تجهیزات اداری مانند پرینتر، اسکنر و دستگاه کپی مسلط باشد. بسکمک از مدیران ترجیح می دهند کارمندان از پلتفرم های زمان بندی استفاده کنند تا مطمئن شوند که همه قرارها و وظایفشان به صورت منظم انجام می شوند.
- مدیریت بحران: منشی در طول روز با افراد زیادی سروکار دارد؛ از همکاران و مدیران تا مراجعه کنندگان. بنابراین طبیعی است که در حین کار روزانه با چالش های مختلفی روبرو شود که نیازمند راه حل های سریع و منطقی هستند. یکی از مهارت های مهم منشی توانایی های حل مسئله و ارائه استراتژی های نوآورانه که عملکردش را در ارتباط با دیگران بهبود می بخشد و فضای کار را آرام و دلپذیر نگه می دارد.
راه های تقویت مهارت های منشی
روش های زیر می توانند به بهبود مهارت های شما به عنوان منشی کمک کنند:
- دیدن دوره های لازم برای مدیریت دفتر: اگر دوره های مختلف مثل کار با برنامه هایی مانند Excel، Word، Access و…، تقویت زبان خارجی را در برنامه داشته باشید، قطعاً مهارتتان هم افزایش پیدا خواهد کرد.
- دریافت گواهی فنی: شما می توانید در شغل منشی در پی گواهی هایی همچون مدیریت دفتری یا نرم افزارهای مختلف، مکتوب سازی تجاری و… باشید تا بتوانید به خوبی از عهده مسئولیت های روزانه یک منشی بربیایید.
- کارآموزی: هیچ دوره ای به اندازه کارآموزی و قرار گرفتن در شرایط کار واقعی نمی تواند به بهبود مهارت های منشی کمک کند.
راستا پیشرفت شغلی منشی
در این جایگاه شغلی می توان پیشرفت کرد و به درآمد بالایی رسید، ولی همه چیز به تلاش خودتان بستگی دارد که تا چه اندازه مشتاق یادگیری و متعهد به کار باشید تا بتوانید کارها را برنامه ریزی و سازماندهی کنید و شایستگی های خود را نشان دهید.
بهترین فرصت های شغلی برای منشی را ببینید
منبع: بلاگ دیوار